(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/ii.html )

9. Как данный бюллетень взаимосвязан с Директивой по управлению государственными документами?

Национальные Архивы США (NARA) и Административно-бюджетное управление Администрации Президента (Office of Management and Budget, OMB) опубликовали, Директиву по управлению государственными документами (Managing Government Records Directive – о ней см. http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html — Н.Х.), в которой очертили ряд целей и действий, направленных на совершенствование и модернизацию управления документами в федеральных органах власти.

Выполнение ряда требуемых этой Директивой действий поможет федеральным органам исполнительной власти решить проблемы управления документами в социальных сетях. Национальные Архивы выпустят руководство по передаче на архивное хранение имеющих постоянную ценность документов в социальных сетях; и пересмотрят существующие Типовые перечни. Национальные Архивы также изучают возможности использования автоматизированных технологий для управления разнообразными коллекциями электронных документов, в том числе в социальных сетях.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/iii.html

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/i.html )

6. Что федеральным органам исполнительной власти следует учитывать при установлении сроков хранения контенту социальных сетей?

Контент социальных сетей с большой вероятностью подпадает под определение «федерального документа». Государственные органы должны идентифицировать официальные документы и определить, как они будут управляться. Многие документы в социальных сетях будут временного срока хранения, включая документы сиюминутной ценности, кратковременного и длительного хранения. Некоторым документам может быть даже установлен постоянный срок хранения, — например, блогу высокопоставленного руководителя государственного органа.

После того, как государственный орган идентифицировал определенный контент социальных сетей как федеральные документы, ему следует определить, применимы ли к этому контенту существующие указания по срокам хранения, в том числе Типовые перечни документов (General Records Schedules, GRS). Если контент не охватывается существующими нормативными документами, то следует разработать новое указание по срокам хранения и действиям по их истечении. Желательно, чтобы государственный орган разработал новое указание по срокам хранения, если пользователи социальных сетей обогащают контент путем добавления комментариев, метаданных или иной информации, которая становится частью полного документа. Если государственный орган меняет характер использования им инструмента, относящегося к числу социальных сетей, то это может повлиять на ценность информации как документа. Государственным органам следует подумать о регулярном анализе и пересмотре своих инструментов такого рода и соответствующих указаний по срокам хранения.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/ii.html

Данная заметка была опубликована на сайте НАТО 28 октября 2013 года.

Сегодня архивы НАТО, официальный дом для ряда наиболее важных исторических документов, связанных с безопасностью Европы и Северной Америки, открывает свои электронные хранилища для широкой публики, запуская портал «Архивы НАТО онлайн» (NATO Archives Online, http://archives.nato.int/ ) — новый инструмент исследования, предлагающий рассекреченные и публично раскрытые документы НАТО.

Портал «Архивы НАТО онлайн» открывает доступ к ключевым документам, которые дают ценную информацию о деятельности Альянса, о проблемах и дискуссиях в период начала холодной войны. Документы предлагаются на двух официальных языках НАТО (английском и французском). Они были отсканированы, оцифрованы и сохранены в формате PDF/A, поддерживающем полнотекстовой поиск.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/blog-post_6.html

Ниже приведен перевод бюллетеня Национальных Архивов США, опубликованного ими на своём сайте 25 октября 2013 года (о его подготовке я уже писала, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/07/blog-post_11.html )

Бюллетень Национальных Архивов США (NARA) 2014-02 от 25 октября 2013 года
Кому: Руководителям федеральных органов исполнительной власти
Тема: Руководство по управлению документами в социальных сетях
Срок действия: до 31 октября 2016 года

1. Какова цель данного бюллетеня?

Данный бюллетень заменяет бюллетень Национальных Архивов 2011-02 «Рекомендации по управлению документами в веб 2.0 и социальных сетях (Guidance on Managing Records in Web 2.0/Social Media Platforms, о нем см. http://rusrim.blogspot.ru/2010/10/20_29.html , текст см. по адресу http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2011/2011-02.html — Н.Х.). В нём приведены высокоуровневые требования и хорошая практика захвата документов, созданных в процессе использования социальных сетей федеральными органами исполнительной власти. При использовании социальных сетей могут создаваться федеральные документы, которые должны быть захвачены и которыми следует управлять в соответствии с требованиями федеральных законов, нормативных документов и политик к управлению документами. Данный бюллетень не содержит специфических для конкретных социальных платформ указаний по захвату документов.

Бюллетени Национальных Архивов являются основополагающим руководством для федеральных органов исполнительной власти, которые, в свою очередь, должны определить наиболее подходящие способы включения требований к управлению документами в свои деловые процессы и установить конкретные меры, при помощи которых их учреждения будут исполнять свои обязанности в соответствии с Законом о федеральных документах (Federal Records Act).

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/i.html

18-19 октября 2013 г. в Липице (Словения) состоялась IV Конференция архивов славянских стран, в работе которой приняли участие представители государственных архивных учреждений Беларуси, Македонии, Республики Сербской (Босния и Герцеговина), России, Сербии, Словении, Хорватии, Черногории.

В рамках конференции по теме «Архивы и требования сегодняшнего дня» были заслушаны 8 докладов.

Архивы почти всех славянских стран уже приступили к приему на хранение электронных документов. В то же время анализ прозвучавших докладов показал, что наиболее острым в этом плане является вопрос определения единых форматов, в которых электронные документы должны создаваться и приниматься на хранение в государственные архивы.

По информации директора ВНИИДАД Михаила Ларина (г. Москва) в вопросе приема на хранение электронных документов российские архивисты планируют использовать немецкий опыт, который предполагает прием в государственные архивы электронных документов, образовавшихся в деятельности федеральных органов власти, напрямую, минуя стадию временного хранения в архивах этих органов. Как показала практика работы Бундесархива, такой подход позволяет лучше обеспечить сохранность и полноту приема электронных документов на государственное хранение.

См. подробнее: http://belniidad.by/content/iv-konferentsiya-arkhivov-slavyanskikh-stran

Из-за большой загрузки на работе обработка видеоматериалов затянулась на месяц, но мы все-таки довели дело до конца, и теперь как нашим, так и зарубежным специалистам доступна полная видеозапись семинара д-ра Лючианы Дюранти, посвященного проблемам, связанных с обеспечением доверия к электронным документам и их долговременной сохранности, и новому международному проекту InterPARES Trust (о нем см. также http://rusrim.blogspot.ru/2013/09/blog-post_6182.html ).

К настоящему времени видеозапись просмотрело больше (а наиболее идейно насыщенную первую часть выступления Л.Дюранти – в несколько раз больше) людей, чем присутствовало на семинаре.

Для удобства я свела здесь воедино аннотации и ссылки на все части видеозаписи. Рекомендуется одновременно с частями 3-7 данной видеозаписи смотреть слайды, по которым выступала Лючиана Дюранти, см.http://www.slideshare.net/sspchram/inter-pares-trust-for-moscow-rus-v5

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2013/11/23-2013.html